Nieuw event ontwerpen
In de voorkeuren > uitnodigingen > Type gesprekken > Events kunnen events gedefinieerd worden. Dit is meer het pad voor de opgeleide verantwoordelijke binnen het advieskantoor, opgeleid voor het maken van events.
Als je een nieuw event aanmaakt, is het handig om een kort en krachtige titel te gebruiken, zodat je collega’s weten waarvoor het event is bedoeld. Bijvoorbeeld T-1 of T-5. In de beschrijving kun je eventueel een uitleg geven.
Type gesprek (label)
Je kunt vervolgens kiezen voor een type gesprek, dat je hierboven had aangemaakt. Aan dat type gesprek zijn alle teksten gekoppeld die nodig zijn voor het kunnen sturen van e-mailberichten aan de medewerker.
Uitvoeren
Een belangrijke schakelaar, die standaard is ingeschakeld, is ‘alleen als type gesprek ook is vastgelegd bij de werkgever’. Een ingeschakelde schakelaar is een veilige keuze, omdat niet zomaar alle werkgevers meegenomen worden bij de controle van medewerkers.
Aantal keren herinneren
Hier kun je opgeven hoe vaak een genodigde van dit type gesprek maximaal een herinnering mag krijgen.
Evalueren
Hier kun je opgeven of de medewerker deelgenomen aan het 1-op-1 gesprek een verzoek om te evalueren mag krijgen. De avond van de afspraak volgt automatisch een uitnodiging. Als ingeschakeld, is de standaard keuze de standaard manier van evalueren. Het zijn de standaard vragen over hoe het gesprek is gegaan, in lijn met de evaluaties zoals bij het handmatig uitnodigen van 1-op-1 gesprekken bijeenkomsten. Je kunt eventueel hiervan afwijken en een enquête kiezen.
Afzender
Kies hier de afzender van de uitnodiging. Vaak is dit een algemeen e-mailadres van een team, dat eventuele vragen kan afhandelen. Het kiezen van een willekeurige adviseur kan ook, maar houd er rekening mee dat het niet de adviseur hoeft te zijn waarmee de medewerker een gesprek zal hebben. Tenminste, dat kun je niet garanderen als je meer dan 1 adviseurs in dienst hebt en gaan inplannen voor het type gesprek.
Eigen domeinnaam
In de verschillende teksten van een uitnodigingstraject worden link aangeboden. Links voor aanmelden, afmelden en evalueren. Om zo’n link te kunnen aanbieden, is een domeinnaam nodig.
Afhankelijk van de situatie zijn de mogelijkheden verschillend. Als er sprake is van één of meer regelingen, en de regeling kan herleid worden zal deze gebruikt worden. Anders, als zogenaamde ‘fallback’, kan gekozen worden om de algemene domeinnaam te gebruiken van het advieskantoor (mits ingesteld). Mocht dit allemaal niet gevonden kunnen worden, kan gekozen worden om de fallback van PensioenBij. Of ervoor kiezen om het traject niet te starten.
Criteria
Eén van de belangrijkste onderdelen is de criteria die ingesteld kan worden. Dit is helaas mogelijk wat technisch van aard. Afhankelijk van het type gesprek kan hier gekozen worden waaraan een medewerker moet voldoen om uitgenodigd te worden.
Het begint met het kiezen van een attribuut. Als een pensioendatum belangrijk is, dan zal attribuut Leeftijd belangrijk zijn om de zoekopdracht naar de geschikte medewerker vast te kunnen stellen. Elke dag zal het event afgevuurd worden en de vraag (criteria) stellen: bereikt vandaag de medewerker de ingestelde leeftijd. Omdat vandaag mogelijk te snel is, omdat het uitnodigen, aanmelden en het te kiezen tijdstip ergens in de nabije toekomst zal plaatsvinden, is het belangrijk om een periode te kiezen met het bijbehorende aantal. Zo zou het kunnen zijn dat op het moment van het sturen van de uitnodiging en het daadwerkelijke gesprek 2 maanden tijd zit. In dat geval zou je kunnen kiezen voor maanden (periode) en 2 (aantal), zodat op tijd de uitnodiging gestuurd wordt. En de deelnemer niet een half jaar eerder de te verwachten leeftijd heeft gehaald.
Het is lastig om hier alle denkbare scenario’s uit te schrijven. Met wat gezond verstand en logisch nadenken zou je een eind kunnen komen. Echter, we helpen graag mee om dit samen door te nemen en de juiste keuzes te maken. Mogelijk dat we in de nabije toekomst ‘sjabloontjes’ maken voor de meest voorkomende gevallen.
Capaciteit adviseurs
Omdat we niet graag zien dat medewerkers een uitnodiging krijgen en vervolgens geen data kunnen kiezen, omdat er geen of onvoldoende capaciteit is, kan hier opgegeven worden hoever vooruit met welke capaciteit rekening gehouden moet kunnen worden. Het is hier niet de bedoeling om een heel jaar op te geven; bijvoorbeeld 2 maanden is gebruikelijk en ruim voldoende. Bij het openen van een aanmeldpagina wordt vervolgens van 2 maanden de capaciteit (beschikbare tijdsloten) opgehaald een aangeboden. En dat van alle aan de werkgever gekoppelde adviseurs. En dat kan per advieskantoor en werkgever verschillen.
Bij het ophalen van de capaciteit wordt weliswaar naar de aan de werkgever gekoppelde adviseurs gekeken. Echter, alleen adviseurs met een gevulde planning doen mee. Gekoppelde adviseurs die nooit gesprekken voeren maar een andere rol spelen, mogen gerust gekoppeld zijn aan de werkgever. Een ingevoerde planning van de adviseur telt.
Met het instellen van de drempel van de beschikbaarheid kan gestuurd worden of een uitnodiging (e-mail) gestuurd kan worden. Stel je stelt de drempel in op 4 en het aantal beschikbare tijdsloten is 3, dan wordt hiermee rekening gehouden bij het (automatisch) versturen. Bij zowel handmatig versturen als automatisch wordt hiermee rekening gehouden.
Er wordt dus wel een traject aangemaakt voor de gevonden medewerker(s), zodat je kunt ingrijpen en het ‘probleem’ van de capaciteit kunt oplossen. Een dag later wordt automatisch opnieuw geprobeerd de uitnodiging te sturen.
Met de drempel van de beschikbaarheid kan aangegeven worden hoeveel tijdsloten er minimaal beschikbaar moeten zijn, wil een uitnodiging (automatisch) gestuurd worden. Met de schakelaar “waarschuwing drempel beschikbaarheid”, die standaard ingeschakeld staat op “naar afzender” kan gestuurd worden naar wie het e-mailbericht gaat als er te weinig capaciteit is. Als deze is uitgeschakeld, krijgt de adviseur gekoppeld aan de betreffende werkgever met te weinig capaciteit een mailbericht. En kan deze aan de slag om de capaciteit in de planning op te hogen, voor het betreffende type gesprek.
Automatisch uitnodiging sturen
Deze schakelaar is standaard uitgeschakeld. We adviseren eerst een paar weken aan te kijken of het automatisch aanmaken van trajecten naar wens verloopt. Om zo te zien dat alle instellingen naar wens zijn ingesteld en of de gewenste medewerkers daadwerkelijk klaargezet worden voor het ontvangen van een uitnodiging. Het daadwerkelijk versturen van de uitnodiging kan handmatig of automatisch. Met het aantal keren proberen kan gestuurd worden hoevaak het fout mag gaan.
Bewaartermijn
Er kan eventueel een bewaartermijn opgegeven worden. Dagelijks wordt gekeken welke uitnodigingstrajecten ouder zijn dan de ingestelde bewaartermijn. Deze worden dan automatisch verwijderd. Een eventuele evaluatie van een 1-op-1 gesprek (adviseur) blijft bewaard bij de adviseur.
Automatisch uitvoeren
Aan de hand van een Event worden trajecten aangemaakt. Dit kan handmatig aangeroepen worden via de knop “handmatig criteria van dit event uitvoeren op alle actieve werkgevers”. Je kunt er ook voor kiezen om dit automatisch te doen. Afhankelijk van de instelling hierboven, worden uitnodiging automatisch verstuurd. Echter je kunt ook voor de veilige weg kiezen en automatisch uitvoeren inschakelen, en automatisch versturen van de e-mail (uitnodiging) niet.
Tenslotte
Het is belangrijk te realiseren dat een uitnodiging naar de medewerker niet zomaar (handmatig of automatisch) gestuurd wordt. Alle hierboven genoemde instellingen (en meer) helpen bij de controle of een uitnodiging per e-mail gestuurd kan worden. Zo zal bijvoorbeeld ook standaard gecontroleerd worden of de werkgever een correct logo heeft en of er een adviseur is gekoppeld aan de werkgever.
Dagelijks (rond 9 uur) worden eventueel mislukte uitnodiging opnieuw gestuurd kunnen worden. Opgelet... alleen van trajecten waarvan oorspronkelijk is aangegeven dat ze automatisch uitgevoerd mogen worden.