# Herinneringen

Maak je gebruik van uitnodigingstrajecten van PensioenBij, dan nodig je regelmatig medewerkers uit voor een bijeenkomst of 1-op-1 gesprek.

Om dit te kunnen doen, heb je een lijst nodig met werknemers. Deze lijst zal periodiek geactualiseerd moeten worden, om zo niemand vergeten uit te nodigen.

Vanaf versie 4.8.0 hebben we een handig hulpmiddel dat je helpt om de werkgever periodiek te herinneren een actuele lijst met werknemers te geven.

Hieronder de te nemen stappen om dit in te richten.

# Voorkeuren

# Beheer sjablonen

In de voorkeuren, tab uitnodigingen en subtab Beheer sjablonen, kun je eerst een sjabloon maken. Dit sjabloon gebruik je verderop om per werkgever een taak aan te maken. Een taak bij een werkgever die in aanmerking komt voor een uitnodigingstraject.

Het sjabloon heeft als primair doel om tijd te winnen bij het aanmaken van een taak voor de werkgever.

In het sjabloon (en later in de taak) kun je de volgende gegevens invullen:

• Titel (wordt het onderwerp van het e-mailbericht)
• Bericht (tekst van het e-mailbericht)
• E-mailadres afzender (optioneel)
• Naam afzender (optioneel)
• Stuur de herinnering om (kies het tijdstip)
• Soort interval (Dagen, Weken, Maanden, Jaren)
• Aantal
• Type herinnering (start e-maillijst werkgever, update e-maillijst werkgever)

Het e-mailadres en naam van de afzender is optioneel, omdat het per werkgever kan verschillen. Als dit niet verschilt per werkgever, dan is het verstandig het hier in het sjabloon al in te vullen.

De combinatie soort interval en aantal bepaalt uiteindelijk hoeveel tijd er tussen de herinneringen moet zijn.

Bij type herinnering kan aangegeven worden wat de aard van de herinnering moet zijn. De keuze bestaat uit start e-maillijst werkgever en update e-maillijst werkgever. Door dit verschil is het mogelijk om twee type herinneringen te sturen. Een eenmalig bericht voorafgaand aan de start van het uitnodigingsproject. En een bericht om periodiek te sturen, waarin gevraagd wordt om een actuele lijst. Het is natuurlijk aan het advieskantoor om dit eventueel te combineren in 1 bericht (en daarmee 1 taak).

# Taken

Het beheren van een taak kan in de voorkeuren, maar natuurlijk ook bij de werkgever. Als je in 1x voor alle relevante werkgevers de taken wilt beheren, scheelt het een hoop klikwerk vanuit de voorkeuren.

# Vanuit de voorkeuren

Als je een taak aanmaakt in de voorkeuren, zul je als eerste gevraagd worden om welke werkgever het gaat.

# Vanuit een werkgever

# Nieuwe taak

Bij het aanmaken van een nieuwe taak kies je het sjabloon. Alles wat aangeboden wordt kun je eventueel aanpassen naar de situatie van de werkgever. Het sjabloon is slechts een startpunt dat je dus kunt wijzigen in de taak.

In de taak kun je de volgende gegevens invullen, bovenop de gegevens die al in het sjabloon gevraagd worden:

• Startdatum eerste herinnering
• Stuur de herinning om (tijdstip tussen 08:00 en 20:00 uur)

Belangrijk is te weten dat we notificaties alleen op werkdagen sturen tussen 08:00 en 20:00 uur. Dat betekent dat als een volgende nieuwe herinneringen, aangeven in de interval, in het weekend valt, dat de eerstvolgende herinnering op maandag 08:00 uur gestuurd wordt.