# Bijeenkomst

Uitnodigingen voor Bijeenkomsten en evaluaties

• Klik in de menubalk op zoek Werkgever en selecteer de werkgever.
• Klik middenonder op het oranje rechthoekje Uitnodigingen en evaluaties.

# Werken met een e-maillijst

Zie e-maillijst voor meer informatie over het werken met e-mailadressen en groepen.

# Een nieuwe uitnodiging aanmaken voor een Bijeenkomst

Klik op Bijeenkomst en op het Plusje. Vul in de:

• Naam van de uitnodiging (alleen zichtbaar in het interne overzicht, bijvoorbeeld presentaties in maart) en

• Kies in afzender de adviseur uit wiens naam de mail wordt verstuurd. Als deelnemers reageren op de verzonden mail gaat de reactie naar het e-mail adres van deze afzender.

• Klik vervolgens op Volgende stap en doorloop de volgende tabjes:

# Uitnodiging

Onderwerp van de uitnodiging en Tekst van de uitnodiging zijn al gevuld met een uitnodigende en prikkelende tekst. Deze kunnen uiteraard volledig worden aangepast.

De tekst bij Onderwerp van de uitnodiging is de tekst die als onderwerp wordt meegezonden in de te versturen e-mail.

De tekst bij Tekst van de uitnodiging is de tekst van de te versturen e-mail.

Pas de tekst eventueel zelf aan. Gebruik de tags die eronder staan om de mail persoonlijk te maken. Met de knop linksonder herstel originele tekst wordt de standaard tekst weer in de uitnodiging gezet.

# Data

# Data invullen van de Bijeenkomst(en)

Klik op het tab 2. Data en klik op Voeg nieuwe datum toe en vul in:

veld	uitleg
Datum	is de dag van de bijeenkomst
Tijd	is de begintijd van de bijeenkomst
Plaats	kan plaatsnaam zijn maar ook Hoofdkantoor of Vleugel A.
Locatie	specifiek waar op de Plaats de bijeenkomst wordt gehouden. Bijvoorbeeld: kantine, lounge, kamer 12, auditorium, etc
Duur	geef de duur aan in minuten
Deelnemers	is het maximum aantal deelnemers die in deze locatie passen. Zeker van belang als er meerdere bijeenkomsten zijn. Als het maximum is bereikt, dan zal in de link aan de deelnemer deze bijeenkomst als Vol worden getoond.

Sla op met voeg toe.

# Genodigden toevoegen

# Tab medewerkers

Selecteer de genodigden apart met gele plusje of vink het lege vakje boven het eerste gele plusje aan om ze allemaal te selecteren.

# Tab Adviseur

Zet de CC knop aan als een adviseur ook een kopie van de te verzenden mail moet ontvangen.

Alleen adviseurs met een actieve schakelaar voor Aanvragen via Online worden geïnformeerd. Pas dit eventueel aan bij paragraaf 7, 3: Call to Action-mails aan de adviseur:

Let op: in de mail is de aanmeldlink niet actief.

# Tab Contactpersonen werkgever

Zet de CC knop aan als een contactpersoon bij de werkgever ook een kopie van de te verzenden mail moet ontvangen.

Alleen contactpersonen met een actieve schakelaar voor Aanvragen via Online worden geïnformeerd. Pas dit eventueel aan bij paragraaf 8, 2: Call to Action-mails aan de contactpersoon:

Let op: in de mail is de aanmeldlink niet actief. De mail is alleen bedoeld zodat de contactpersoon weet dat de mails aan de medewerkers zijn verzonden.

# Herinneringsmails

Hier schrijf je de e-mails die worden verstuurd aan:

# Tab Niet gereageerd

Medewerkers die nog niet gereageerd hebben op de eerste uitnodigingsmail. Kies voor deze mail een datum wanneer hij wordt verzonden (uiteraard nadat de normale uitnodiging is verzonden).

# Tab Aangemeld

Alle medewerkers die zich wel hebben aangemeld voor de bijeenkomst om de medewerkers te herinneren aan de bijeenkomst. Deze mail wordt 1 dag voor de bijeenkomst automatisch verzonden.

Onderwerp en Tekst zijn al gevuld met een uitnodigende en prikkelende tekst. Deze kunnen uiteraard volledig worden aangepast.

De tekst bij Onderwerp is de tekst die als onderwerp wordt meegezonden in de te versturen e-mail.

De tekst bij Tekst is de tekst van de te versturen e-mail.

Pas de tekst eventueel zelf aan. Gebruik de tags die eronder staan om de mail persoonlijk te maken. Met de knop linksonder herstel originele tekst wordt de standaard tekst weer in de uitnodiging gezet.

Als je de tekst hebt aangepast klik dan ook op bewaar uitnodiging.

# Evaluatie of Nameting via een enquête

Je kan hier voor 2 soorten evaluaties kiezen:

• een korte "webshop" achtige evaluatie of
• een uitgebreide "Nameting" via een enquête".

Klik op ja als er automatisch een evaluatie of een enquête moet worden verzonden na de bijeenkomst. Deze wordt op de dag van de bijeenkomst rond 18.15 uur verzonden aan alle medewerkers die zich hebben aangemeld voor de presentatie.

Klik vervolgens op "Standaard evaluatie of voor de "Nameting via enquête".

Kies je voor "Nameting via enquête" geef dan bij "Enquête" aan welke enquête je wilt versturen.

Als je ja hebt aangevinkt verschijnt het Onderwerp en Tekst van de mail. Deze zijn al gevuld met een uitnodigende en prikkelende tekst. Deze kunnen uiteraard volledig worden aangepast.

De tekst bij Onderwerp is de tekst die als onderwerp wordt meegezonden in de te versturen e-mail.

De tekst bij Tekst is de tekst van de te versturen e-mail.

Pas de tekst eventueel zelf aan. Gebruik de tags die eronder staan om de mail persoonlijk te maken. Met de knop linksonder herstel originele tekst wordt de standaard tekst weer in de uitnodiging gezet. Als je de tekst hebt aangepast klik dan ook op bewaar uitnodiging.

Dit zijn overigens de vragen die worden gesteld bij een korte evaluatie:

# Verzenden

Klik op de groene rechthoek start verzend wizard (5 stappen)

Doorloop de stappen 1 tot met 5. Bevestig elke stap door in de rechthoek onder Stap 1 akkoord te klikken.

# Stap 1: bevestigen e-mail selectie

Twee mogelijkheden om selectie aan te passen:

1. genodigden die zich al hebben aangemeld uit sluiten
2. genodigden die al eerder een uitnodiging hebben gehad uit sluiten

# Stap 2: Controleer de lijst met genodigden

# Stap 3: Controleer de datum(s)

In de datum staat bij deelnemers een rood cijfer. Dit betreft het aantal medewerkers die in die locatie op dat tijdstip maximaal in de locatie passen. Als dit aantal is bereikt zien de deelnemers in de te openen link ook staan dat deze locatie op dat tijdstip vol is.

# Stap 4: Controleer het bericht:

Indien mail ok klik dan op akkoord.

# Stap 5: het verzenden

We zitten nu in de laatste stap voor het verzenden.

Je kan eventueel nog een testmail aan jezelf versturen.

Als je op direct verzenden en daarna op Bevestig klikt wordt de mail aan alle opgegeven medewerkers verzonden.

# Rapportage

# Gestuurde uitnodigingen

Logboek van alle gestuurde mails ten behoeve van deze bijeenkomst(en).

# Geplande data

Per datum en tijdstip de specifieke details.

# Overzicht genodigden

Alle details per medewerker.

# Overzicht evaluaties

Indien in stap 5. Evaluatie op ja staat zie je hier (per presentatie) de evaluatiescore(s).

# Online training rapportage

# Verzenden door de werkgever/adviseur met een Link als er geen e-maillijst is

1. Volg het normale proces tot in stap 3. Genodigden.
2. Klik linksonder Medewerkers op: Uitnodiging via een link versturen
3. Kopieer eventueel de standaard uitnodiging tekst uit 1. Uitnodiging en stuur deze met de te kopiëren link uit stap 6.Verzenden naar de werkgever zodat hij intern deze mail eenvoudig kan versturen.

Maak onder Herinneringen moeten gestuurd worden naar de keus tussen:

• Adviseur of
• Werkgever

Zij moeten dan het initiatief nemen om de daadwerkelijke e-mail met de herinnering uit te sturen.

Doorloop vervolgens het normale proces:

1. Herinneringsmails
2. Evaluatie
3. Verzenden

Kopieer de link en stuur deze naar de werkgever.

# Online training uitnodiging voor 1-op-1 gesprek versturen