# 1-op-1 gesprekken

Uitnodigingen voor 1-op-1 gesprek en evaluaties

• Klik in de menubalk op zoek Werkgever en selecteer de werkgever.
• Klik middenonder op het oranje rechthoekje Uitnodigingen en evaluaties.

# Toevoegen van een e-maillijst

Zie e-maillijst voor meer informatie over het werken met e-mailadressen en groepen.

# Een nieuwe uitnodiging aanmaken voor een 1-op-1 gesprekken

Klik op 1-op-1 gesprek en op het Plusje. Vul in de:

• Naam van de uitnodiging (alleen zichtbaar in het interne overzicht, bijvoorbeeld presentaties in maart) en

• Kies in afzender de adviseur uit wiens naam de mail wordt verstuurd. Als deelnemers reageren op de verzonden mail gaat de reactie naar het e-mail adres van deze afzender.

Klik vervolgens op Volgende stap en doorloop de volgende `tabjes:

# Uitnodiging

Onderwerp van de uitnodiging en Tekst van de uitnodiging zijn al gevuld met een uitnodigende en prikkelende tekst. Deze kunnen uiteraard volledig worden aangepast.

De tekst bij Onderwerp van de uitnodiging is de tekst die als onderwerp wordt meegezonden in de te versturen e-mail.

De tekst bij Tekst van de uitnodiging is de tekst van de te versturen e-mail. Meer zichtbaar maken van deze tekst? In de hoek rechtsonder staan 2 schuine streepjes: pak deze op met je muis en vergroot het tekstblok.

Pas de tekst eventueel zelf aan. Gebruik de tags die eronder staan om de mail persoonlijk te maken. Met de knop linksonder herstel originele tekst wordt de standaard tekst weer in de uitnodiging gezet.

# Data invullen voor het 1-op-1 gesprek

Klik op Data en klik op wijzig planning.

Vul vervolgens de gegevens in.

veld	uitleg
Startdatum	Is de eerste dag van de gesprekken
Einddatum	Is de laatste dag van de gesprekken
Duur	Geef de duur aan in minuten van het 1-op-1 gesprek
Adviseur	Kies de (1e) adviseur die de gesprekken gaat voeren. Voor een 2e (of 3e etc) adviseur maak eerst de planning voor de 1e en selecteer dan de 2e (of 3e etc)
Plaats	Kan plaatsnaam zijn maar ook Hoofdkantoor of Vleugel A.
Locatie	Specifiek waar op de Plaats de bijeenkomst wordt gehouden. Bijvoorbeeld: kantine, lounge, kamer 12, auditorium, etc

# Instellingen per dag

Standaard staan alle dagen aangevinkt. Ga op een dag staan en klik links onder zondag op vinkje plannen om deze per dag aan of uit te zetten. Je kan per dag de Starttijd, de Eindtijd en de duur instellen.

Klik vervolgens op verwerk planning.

Je kan nu in het planningsoverzicht eventueel specifieke dagen en tijden nog verwijderen door op het vuilnisbakje te klikken.

Voor een 2e (of 3e etc) adviseur maak eerst de planning voor de 1e tot en met verwerk planning en selecteer dan de 2e (of 3e etc).

Als je helemaal klaar bent klik dan vervolgens op bewaar planning.

# Genodigden toevoegen

# Medewerkers

Selecteer de genodigden apart met gele plusje of vink het lege vakje boven het eerste gele plusje aan om ze allemaal te selecteren.

# Adviseur

Zet de CC knop aan als een adviseur ook een kopie van de te verzenden mail moet ontvangen.

Alleen adviseurs met een actieve schakelaar voor Aanvragen via Online worden geïnformeerd. Pas dit eventueel aan bij paragraaf 7, 3: Call to Action-mails aan de adviseur:

# Contactpersonen werkgever

Zet de CC knop aan als een contactpersoon bij de werkgever ook een kopie van de te verzenden mail moet ontvangen.

Alleen contactpersonen met een actieve schakelaar voor Aanvragen via Online worden geïnformeerd. Pas dit eventueel aan bij paragraaf 8, 2: Call to Action-mails aan de contactpersoon:

# Herinneringsmails

Hier schrijf je de e-mails die worden verstuurd aan:

# Tab Niet gereageerd

Medewerkers die nog niet gereageerd hebben op de eerste uitnodigingsmail. Kies voor deze mail een datum wanneer hij wordt verzonden (uiteraard nadat de normale uitnodiging is verzonden).

# Tab Aangemeld

alle medewerkers die zich wel hebben aangemeld voor het 1-op-1 gesprek om de medewerkers, hieraan e herinneren. Deze mail wordt 1 dag voor de bijeenkomst automatisch verzonden.

# Herinneringsmails zijn belangrijk

Bedoeld om de opkomst te verhogen en om te zorgen dat de medewerkers hun laptop of tablet meenemen met hun DigiD gebruikersnaam en wachtwoord.

Onderwerp en Tekst zijn al gevuld met een uitnodigende en prikkelende tekst. Deze kunnen uiteraard volledig worden aangepast.

De tekst bij Onderwerp is de tekst die als onderwerp wordt meegezonden in de te versturen e-mail.

De tekst bij Tekst is de tekst van de te versturen e-mail.

Pas de tekst eventueel zelf aan. Gebruik de tags die eronder staan om de mail persoonlijk te maken. Met de knop linksonder herstel originele tekst wordt de standaard tekst weer in de uitnodiging gezet.

Als je de tekst hebt aangepast klik dan ook op bewaar uitnodiging.

# Evaluatie of Nameting via een enquête

Je kan hier voor 2 soorten evaluaties kiezen:

• een korte "webshop" achtige evaluatie of
• een uitgebreide "Nameting" via een enquête".

Klik op ja als er automatisch een evaluatie of een enquête moet worden verzonden na het 1-op-1 gesprek. Deze wordt op de dag van 1-op-1 gesprek rond 18.15 uur verzonden aan alle medewerkers die zich hebben aangemeld voor een 1-op-1 gesprek.

Klik vervolgens op "Standaard evaluatie of voor de "Nameting via enquête".

Kies je voor "Nameting via enquête" geef dan bij "Enquête" aan welke enquête je wilt versturen.

Als je ja hebt aangevinkt verschijnt het Onderwerp en Tekst van de mail. Deze zijn al gevuld met een uitnodigende en prikkelende tekst. Deze kunnen uiteraard volledig worden aangepast.

De tekst bij Onderwerp is de tekst die als onderwerp wordt meegezonden in de te versturen e-mail.

De tekst bij Tekst is de tekst van de te versturen e-mail.

Pas de tekst eventueel zelf aan. Gebruik de tags die eronder staan om de mail persoonlijk te maken. Met de knop linksonder herstel originele tekst wordt de standaard tekst weer in de uitnodiging gezet.

Als je de tekst hebt aangepast klik dan ook op bewaar uitnodiging.

Dit zijn overigens de vragen die worden gesteld bij een korte evaluatie:

# Verzenden

Klik op de groene rechthoek start verzend wizard (5 stappen)

Doorloop de stappen 1 tot met 5. Bevestig elke stap door in de rechthoek onder Stap 1 akkoord te klikken.

# Stap 1: bevestigen e-mail selectie

Twee mogelijkheden om selectie aan te passen:

1. genodigden die zich al hebben aangemeld uit sluiten
2. genodigden die al eerder een uitnodiging hebben gehad uit sluiten

# Stap 2: Controleer de lijst met genodigden

# Stap 3: Controleer de datum(s) en tijdstippen

# Stap 4: Controleer het bericht

Indien mail ok klik dan op akkoord.

# Stap 5: het verzenden

We zitten nu in de laatste stap voor het verzenden.

Je kan eventueel nog een testmail aan jezelf versturen.

Als je op :direct verzenden en daarna op Bevestig klikt wordt de mail aan alle opgegeven medewerkers verzonden.

# Rapportage

# Gestuurde uitnodigingen

Logboek van alle gestuurde mails ten behoeve van deze 1-op-1 gesprekken.

# Geplande data

Per datum en tijdstip de specifieke details.

# Overzicht genodigden

Alle details per medewerker.

# overzicht evaluaties

Indien in stap 5. Evaluatie op ja staat zie je hier (eventueel per adviseur) de evaluatiescore(s).

# Online training rapportage

# Verzenden door de werkgever/adviseur met een Link als er geen e-maillijst is

Volg het normale proces tot in stap 3. Genodigden.

Klik linksonder Medewerkers op: Uitnodiging via een link versturen

Kopieer eventueel de standaard uitnodiging tekst uit 1. Uitnodiging en stuur deze met de te kopiëren link uit stap 6. Verzenden naar de werkgever zodat hij intern deze mail eenvoudig kan versturen.

Let op: in de standaard uitnodigingsmail zitten persoonlijks tags die je er wel eerst uit moet halen.

Maak onder Herinneringen moeten gestuurd worden naar de keus tussen:

• Adviseur of
• Werkgever

Zij moeten dan het initiatief nemen om de daadwerkelijke e-mail met de herinnering uit te sturen.

Doorloop vervolgens het normale proces:

1. Herinneringsmails
2. Evaluatie
3. Verzenden.

Kopieer de link en stuur deze naar de werkgever.

# Online training uitnodiging voor 1-op-1 gesprek versturen