E-maillijst
Overzicht
De e-maillijst wordt aangeboden nadat eerst gekozen is voor "Uitnodigingen, enquêtes en evaluaties", nadat een regeling is gekozen. Hoewel eerst een regeling gekozen moet worden, wordt de e-maillijst op het niveau van de werkgever onderhouden. Dat betekent dus dat, ongeacht de gekozen regeling, altijd dezelfde e-maillijst aangeboden wordt.
De e-maillijst is onderverdeeld in drie tabs:
Medewerkers
Vanuit het overzicht kan een medewerker (genodigde) van de werkgever handmatig toegevoegd, gewijzigd of verwijderd worden. Dit is handig als er sporadisch een medewerker gewijzigd moet worden.
Sorteren
Sorteren van de lijst medewerkers kan met de sorteerknoppen Naam en E-mailadres.
Filteren
Als er groepen zijn aangemaakt en gekoppeld aan medewerkers, dan kan er ook gefiltered worden. Het eventueel gekozen filter blijft (tijdelijk) actief, dus ook in de gekozen uitnodiging (van bijeenkomst, 1-op-1 gesprek, enquête of prikkelbericht). Pas als een andere regeling gekozen wordt, zal de filter opgeheven worden. Zie eventueel filter voor meer informatie.
Aanmaakdatum medewerker
Sinds versie 3.4.5 (4 december 2023) wordt een aanmaakdatum automatisch aangemaakt bij de medewerker. Zowel bij het handmatig toevoegen als bij het importeren. Zo kun je in een uitnodiging eventueel filter op 'Nieuw in e-maillijst' en een periode kiezen die van toepassing is. Medewerkers die voor die tijd zijn aangemaakt, kunnen eventueel via bewerken alsnog een datum krijgen.
Lijst slim beheren
Er zijn drie situaties waaruit gekozen kan worden.
In alle drie de situaties kan er tekst uit een spreadsheet gekopieerd en geplakt worden.
Download voorbeeld als model
Het model bevat niet alleen de correctie celkoppen in de eerste rij, het kan ook alle medewerkers bevatten (mits de e-maillijst leeg is).
Nieuwe medewerkers
Zodra een selectie uit het spreadsheet is geplakt in het veld Te plakken gegevens, verschijnt de knop start analyse nieuwe medewerkers. Zoals de knop al suggereert, wordt de lijst met nieuwe medewerkers eerst gecontroleerd met de huidige medewerkers. Er wordt dus automisch ontdubbelt.
Na de analyse wordt duidelijk wat er gaat gebeuren. Er wordt dus nog niet iets direct uitgevoerd.
Zo wordt duidelijk wie Nieuw in de lijst wordt toegevoegd. En ook of er nieuwe groepen automatisch worden aangemaakt. Zie hieronder.
Mocht er één of meer medewerkers toch liever niet toegevoegd hoeven worden, dan kan deze middels het kruisje uit de lijst worden gehaald. Er hoeft dus niet opnieuw gekopieerd en geplakt te worden.
Bestaande lijst actualiseren
Zodra een selectie uit het spreadsheet is geplakt in het veld Te plakken gegevens, verschijnt de knop start analyse lijst actualiseren. De lijst met medewerkers die gekopieerd is uit het spreadsheet, wordt gezien als de actuele lijst medewerkers bij de werkgever. Er zal eerst een controle plaatsvinden, waarbij nieuwe medewerkers worden toegevoegd, eventueel gewijzigde medewerkers geactualiseerd, en medewerkers die ontbreken verwijderd.
Afhankelijk van de situatie kunnen er maximiaal drie categorieën aangeboden worden: Nieuw in de lijst, Actualiseren en Uit dienst. En ook of er nieuwe groepen automatisch worden aangemaakt. Zie hieronder een voorbeeld van een situatie waarin alle drie de scenario's zich voordoen.
Te plakken gegevens
Het plakken van de gegevens in deze stap is hetzelfde als in stap Nieuwe medewerkers (zie hierboven), en wordt daarom hier weggelaten.
Om het overzichtelijk te houden, zie je alleen de e-mailadressen van de medewerkers. Als je met je muis 'hovert' over een e-mailadres, krijg je de details te zien. Zie schermafdruk hieronder.
Mocht er één of meer medewerkers toch liever niet geactualiseerd hoeven worden, dan kan deze middels het kruisje uit de lijst worden gehaald. Er hoeft dus niet opnieuw gekopieerd en geplakt te worden.
Medewerkers uit dienst
Zodra een selectie uit het spreadsheet is geplakt in het veld Te plakken e-mailadressen, verschijnt de knop start analyse verwijderen. Wij zoeken de bijbehorende medewerker erbij. Het maakt niet uit of de e-mailadressen in kolommen (naast elkaar) of rijen (onder elkaar) in een Spreadsheet zijn geschreven, of een combinatie ervan.
Mocht er één of meer medewerkers toch liever niet geactualiseerd hoeven worden, dan kan deze middels het kruisje uit de lijst worden gehaald. Er hoeft dus niet opnieuw gekopieerd en geplakt te worden.
Groepen
Met behulp van het groene plus-icoon kunnen één of meer groepen aangemaakt worden. Zo kan er bijvoorbeeld gekozen worden om de medewerkers te verdelen naar organisatie (verkoop, inkoop, hr, et cetera). Een meer voor de hand liggende aanpak is het kiezen van namen naar onderwerpen hoe de medewerkers (straks) uitgenodigd worden.
Eénmaal een groep aangemaakt, kan via de optie wijzig genodigde in ... medewerkers gekozen worden die deelgenoot moeten worden van de groep.
Het aantal medewerkers (genodigden) in de groep wordt rechts zichtbaar in de lijst, in het groene icoon. Dit icoon is ook klikbaar, om zo inzicht te krijgen in de medewerkers van die groep. Zie schermafdruk hieronder.
Doel groepen
Het doel van het werken met groepen is dat een groep medewerkers gemaakt kan worden die vervolgens snel gekozen kan worden om genodigden de activeren, in elk van de uitnodigingen, in tab 3. Genodigden.
Filter
Nadat eenmaal één of meer groepen zijn aangemaakt, kan de filter gebruikt worden in elk van de uitnodigingen, in de tab genodigden.
In de toelichting hieronder wordt uitgegaan van een prikkelbericht. Dit had echter net zo goed een bijeenkomst, 1-op-1 gesprek of een enquête kunnen zijn.
Doel filter
Het uiteindelijke doel van de filter is om in de tab 3. Genodigden – van elk type uitnodiging – de filter te gebruiken om een groep genodigden te activeren (of inactief maken).
Stappen
- In de schermafdruk hieronder is te zien hoe de filter gebruikt kan worden. De gekozen filter 50+ geeft 3 medewerkers weer. Omdat niet alle medewerkers actieve genodigden zijn (2 schakelaars zijn namelijk uitgeschakeld), is de checkbox (links van de filter) niet aangevinkt. Door op de lege checkbox te klikken worden de overige niet actieve medewerkers 'actieve genodigden'.
- Als de selectie van de filter alleen maar actieve genodigden oplevert, zal de checkbox (links van filter) leeg zijn. Door op de lege checkbox te klikken, wordt de selectie inactief gemaakt.
Download voorbeeld als model
Bij elke optie (Nieuwe medewerkers, Bestaande lijst actualiseren en Medewerkers uit dienst) wordt een knop aangeboden waarmee een model gedownload kan worden, boven het voorbeeld hoe het in het spreadsheet eruit zal zien.
WARNING
Het te downloaden voorbeeld kan iets afwijken, afhankelijk van de gekozen regeling. Als een regeling tweetalig is, zal ook een kolom language aangeboden worden.
Kopiëren en plakken
- Vanuit een Spreadsheet (Microsoft Excel of Google Spreadsheet) kan de lijst met medewerkers gekopieerd worden.
- Selecteer de rijen en kolommen, inclusief de eerste rij die als kop dient en uitlegt wat welke cel betekent. Het is hierbij belangrijk dat de volgorde (en daarmee de inhoud) van de kolommen juist zijn. We willen voorkomen dat de voornaam bij de achternaam ingevuld wordt 😉
- Selecteer dus eenvoudig de rijen en kolommen en kopieer deze selectie naar het 'clipboard' (rechter muisknop => kopieer, ctrl + C in Windows of cmd + C op je Apple computer).
- Plak vervolgens de inhoud van het clipboard in het veld "Te plakken kolommen"
Voorbeelden hoe de cellen eruit kunnen zien in een Spreadsheet
Meest eenvoudige versie
| firstname | lastname | |
|---|---|---|
| Jan | Jansen | jan@demo.nl |
| Anja | van der Sloot | anja@demo.nl |
Ingeval van een meertalige regeling
| firstname | lastname | language | |
|---|---|---|---|
| Jan | Jansen | jan@demo.nl | nl |
| Anja | van der Sloot | anja@demo.nl | en |
| Caroline | Carpenter | caroline@demo.nl | en |
Ingeval van groepen
| firstname | lastname | group | |
|---|---|---|---|
| Jan | Jansen | jan@demo.nl | verkoop |
| Anja | van der Sloot | anja@demo.nl | inkoop,hr |
Groepen
Het is het handigst om de laatste kolom (dus ook in het geval van meertaligheid) te gebruiken voor groepen. Let op hooflettergevoeligheid! De groepsnamen worden 1 op 1 overgenomen.
Meerdere groepen
Een medewerker kan in 1 of meer groepen voor komen. In dat geval kun je met een komma (,) meerdere namen invullen, in de cel waarin de groepen worden opgegeven. Zie hierboven zoals bij Anja van der Sloot.